INSTRUÇÃO DE TRABALHO

Documento Instruções de Trabalho (IT)  na ISO 9001

A Instrução de Trabalho (IT) é um documento muito importante no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) ISO 9001 , pois contém o modo correto de se executar uma determinada atividade. Embora sua definição seja simples, o importante é que quem redigir a instrução de trabalho conheça detalhadamente a tarefa descrita ou tenha ajuda de quem possui esse conhecimento.

A Instrução de Trabalho (IT) deve seguir de forma critica um passo a passo, pois será esta instrução que mais tarde servirá como conteúdo para treinamentos aos colaboradores envolvidos e também para que se tenha um processo claro e objetivo.

Não confunda Instrução de Trabalho e Procedimentos

Apesar de terem estruturas parecidas, em alguns casos, idênticas, as Instruções de Trabalho (IT) e Procedimentos têm funções diferentes.

A começar pela hierarquia dentro da documentação do SGQ , pois as ITs vêm logo abaixo dos Procedimentos. A distinção entre esses documentos se faz pela usualidade.

De forma mais clara, seguem abaixo suas diferenças:

Instrução de Trabalho (IT): É mais usada em atividades produtivas, operacionais, tendo por característica ser um padrão técnico.

Seguem alguns exemplos de onde aplicar padrões operacionais:

• Operação de máquina de fresa;
• Armazenagem de matéria-prima a granel;
• Validação de novos produtos projetados;
• Seleção de candidatos a vagas de empregos;
• Polimento;
• Abastecimento de matéria-prima;
• Além de atividades como vendas internas, atendimento ao cliente etc.

Procedimento: É usado para descrever regras, informações mais detalhadas das atividades específicas para o gerenciamento do sistema da qualidade. É responsável por padronizar os processos gerenciais, tendo por característica ser um padrão de sistema.

Seguem exemplos:

• Controle de documentos;
• Controle de registros;
• Controle de produtos não-conforme;
• Ação corretiva;
• Ação preventiva;
• Auditoria interna;
• Além de um processo completo de um determinado departamento ou setor.

Elaborando uma Instrução de Trabalho

Antes de iniciar, faça uma análise do seu processo e/ou a função do executor. Para isso você pode utilizar dos recursos propostos abaixo.

Fluxograma: Os símbolos utilizados no fluxograma têm por finalidade colocar em evidência a origem, processamento e destino da informação. Considere tudo o que acontece nos processos de fabricação/prestação de serviços e os responsáveis por cada processo.

Coleta de dados: O trabalho de elaboração do fluxograma é facilitado quando há a coleta de dados, onde as informações devem ser fornecidas pelos próprios executores dos trabalhos, mediante a utilização de um roteiro de entrevista, que poderá conter as seguintes questões: Cargo e nome? De quem recebe o trabalho? Em que consiste seu trabalho? Quantas unidades de trabalho fazem por dia? Quanto tempo gasta para realizar seu trabalho?

Recursos: Para que esta instrução esteja bem definida, considere todo e qualquer recurso utilizado neste processo, como máquinas, Instrumentos de medição, EPIs, computador e outros. Nesta instrução você deve esclarecer exatamente o recurso necessário que o colaborador precisa para executar determinada função.

Buscando Informações: O melhor caminho é buscar a informação onde o processo acontece. Lembrando que a instrução de trabalho tem como função básica definir todo o funcionamento de um processo para que os envolvidos entendam o mesmo de uma forma só. Foque nos pontos a seguir ao realizar sua busca por informações: objetivos, documentos correlatos, descrição da atividade, processo (isso inclui o comportamento operador-produto-cliente), qualificação do executante, materiais utilizados.

Elaborei minha IT. Meu trabalho acabou?

Não! Lembre-se que se trata de um documento vivo, ou seja, está caminhando junto com seu processo.

Quando o mesmo sofre uma alteração, seja ela por adequação ou por uma melhoria, não podemos esquecer de atualizá-la. Procure avaliar constantemente se o que está previsto na IT é a realidade da sua organização, pois os processos definidos e documentados nela deverão ser demonstrados quando houver inspeção ou auditoria, evidenciando, assim, se o processo atende ao documento elaborado.

E bom trabalho!

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Fonte: certificaçãoiso.con

Como avaliar, envolver e engajar seus fornecedores

Como avaliar, envolver e engajar seus fornecedores e reduzir atrasos, devoluções e custos?

A relação entre empresa e fornecedor deve ser de parceria. Quando o serviço prestado por quem fornece para sua companhia é de qualidade, a fidelização é consequência, já que você e seu cliente direto ficam satisfeitos. Por isso é importante ter a preocupação de constantemente avaliar, envolver e engajar seus fornecedores, para assim reduzir atrasos, devoluções e custos, melhorando a qualidade do produtos e dos serviços prestados. Veja, nesse texto, como fazer isso de forma prática e simples.

Crie um mapa de concorrência

Uma das melhores formas para reduzir atrasos, devoluções e custos é criando um mapa de concorrência de acordo com o serviço específico que você precisa no momento . Assim, você tem a possibilidade de avaliar as necessidades do fornecimento, acessar o seu banco de fornecedores confiáveis e analisar quais deles podem atender aos requisitos do serviço que necessita na ocasião. Escolhendo as empresas certas para prestar determinado serviço, você diminui a chance de ocorrerem problemas, já que o fornecedor está devidamente capacitado para aquela missão.

Avalie se seus fornecedores cumprem requisitos essenciais

Depois de criar um mapa de concorrência, é preciso avaliar se o fornecedor atende aos itens principais do serviço, como preço, prazo, atendimento e qualidade. Neste ponto, é fundamental analisar a situação de seus fornecedores em relação à certificação. É  muito importante contar com parceiros certificados para oferecer ao seu cliente a garantia de receber um produto com qualidade comprovada, além de poder contar com rastreabilidade, ou seja, saber o trajeto percorrido desde a matéria prima até o produto final, identificando através de códigos o caminho percorrido, para poder rastreá-lo e identificar possíveis causas de problemas.

Detalhe para os fornecedores o processo interno da sua empresa

Um ponto importante para engajar seus fornecedores e melhorar os serviços prestados é mostrar a eles todo o processo interno que o produto que ele fornece percorrerá na sua empresa. Assim, ele pode auxiliar de forma técnica na melhoria do planejamento da compra, na inspeção e no armazenamento da mercadoria. Quando conhece o processo da companhia, o fornecedor pode até indicar um produto diferente e mais adequado, que atenda melhor às necessidades de quem está comprando.

Ressalte a importância da parceria companhia/fornecedor

Uma parceria de sucesso é aquela que é boa para ambos os lados. Para envolver e engajar seus fornecedores, mostre a importância que ele tem para sua empresa. Ressalte porque é fundamental que os prazos estabelecidos sejam cumpridos e a diferença que oferecer preços competitivos faz em uma negociação. Mostre que quando empresa e fornecedor atuam em conjunto o ganho é em dobro: sua companhia conquista mais clientes e o fornecedor maior volume de vendas. Fidelização é tudo.

Explique como os erros podem ser reduzidos

Para reduzir as atrasos, devoluções e custos, é imprescindível reforçar com o fornecedor a importância da avaliação da especificação do produto para compra. Para isto, é fundamental que a especificação seja feita corretamente, tanto na parte técnica, seguindo as normas específicas de cada produto, quanto em itens como quantidade, tamanho, locais de entrega, etc. Outro ponto que merece ser discutido é como é fundamental realizar a inspeção de recebimento dos materiais para saber se o produto entregue está de acordo com as especificações, além do armazenamento e o uso correto das mercadorias.

Para oferecer um produto e um serviço de qualidade, engajar seus fornecedores é preciso. Comece agora!

E você já conversou com seu fornecedor sobre isso? Compartilhe conosco as suas experiências com fornecedores! 

Fonte: Artur Alvez - AFBrasil

Mitos e verdades sobre ISO 9001

Entre certificações, não-conformidades e relatórios, há uma infinidade de dúvidas e mitos entre os que utilizam a ISO 9001 no dia a dia. São ideias falsas e muitas vezes fantasiosas que acabam por transformar a certificação em um bicho de sete cabeças. Neste post falamos sobre mitos e verdades a respeito da ISO 9001.

Implementar a ISO 9001 é algo extremamente burocrático e tudo tem de ser registrado nos mínimos detalhes

Mito! O passo a passo para um processo existe; porém, detalhes não precisam ser especificados, caso contrário os manuais seriam verdadeiras enciclopédias. Quanto à burocracia, sim, ela existe, mas de forma a auxiliar o trabalho – e não é algo exagerado.

A norma ISO 9001 exige apenas 6 procedimentos obrigatórios. São eles: controle de documentos, controle de registros, auditoria interna, controle de produto não conforme, ação corretiva e ação preventiva. Saiba o passo a passo para certificação ISO 9001.

Para os outros itens da norma é necessário que a empresa tenha uma sistemática definida e implementada, mas não necessariamente um procedimento.

Outros documentos dependem da estrutura da empresa e a sua criação vai acontecer após uma análise técnica das necessidades organizacionais. Se tiver interesse, veja a documentação ISO 9001.

Certificação ISO 9001 é algo difícil de conseguir

Verdade. Se fosse fácil, qualquer empresa teria. E as dificuldades encontradas muitas vezes são referentes às mudanças necessárias na cultura da empresa. Não somente mudanças nos processos, mas também na cultura da empresa. Porém, uma vez conquistado, os resultados aparecerão. Ou seja, é algo extremamente positivo e lucrativo para a empresa. É claro que quem trabalha a muito tempo com isso, como a Templum, já conhece os segredos da implementação ISO 9001.

Somente grandes empresas têm a norma ISO 9001

Mito! Qualquer organização pode implementar o sistema, seja pequena, média ou grande. Há casos de companhias com menos de cinco funcionários que utilizam a ISO 9001. No Brasil, empresas formadas por duas pessoas já foram certificadas. Inclusive, vejas os principais benefícios que pequenas empresas podem ter com a ISO 9001 ou conheça nossa gama de empresas certificadas.

A ISO 9001 pode ser utilizada tanto em indústria quanto em empresas de serviços

Verdade. A ISO 9001 em empresas de serviço já é uma grande realidade no Brasil. A certificação independe do produto vendido (seja ele físico ou em forma de serviço). A norma visa melhorar os processos internos da empresa, presentes em todos os tipos de organização.

O selo ISO 9001 tem validade infinita

Mito. O certificado, em si, tem duração de três anos; porém, as empresas que utilizam a ISO 9001 são periodicamente avaliadas por auditores. Essa periodicidade pode variar entre seis meses e um ano e, caso a empresa não esteja adequada, o certificado é suspenso antes do período de03 anos.

Gestão da qualidade com a ISO 9001 é um modismo e deve ser passageiro

Mito, obviamente. A organização responsável pela padronização existe desde os anos 70. Logo, está na ativa há mais de quatro décadas, sem contar as tentativas anteriores de se obter uma padronização, que datam do início do século passado. Assim, a certificação ISO 9001 nunca esteve tão atual, ainda mais por ser exigida por grandes empresas na escolha dos fornecedores.

É importante ter uma equipe para “cuidar” da ISO 9001

Verdade. Não é necessário contratar profissionais apenas para isso. Gerar uma comissão, de preferência com funcionários de diferentes áreas, para garantir o sucesso da implementação é importante, pelo menos até a o Sistema de Gestão da Qualidade entrar na rotina dos processos. Durante a implementação, existe a figura chamada de Representante da Direção (RD), responsável por tocar o andamento do processo como um todo.

As pessoas viram robôs com a ISO 9001

Mito. Um dos principais objetivos da ISO 9001 é a melhoria contínua. Então, todo o sistema de gestão da qualidade precisa pensar e implementar melhorias e isso só é possível através das pessoas e principalmente das pessoas que são as usuárias da informação. Saiba de onde veio a associação entre burocracia e ISO 9001.

Por exemplo: a melhoria de um processo de inspeção de qualidade das peças fabricadas por uma empresa de usinagem será mais facilmente identificada por uma pessoa que atua na produção do que pelo gestor da empresa.

E é justamente por esse motivo que o colaborador não precisa ficar preocupado em perder o seu emprego ao ajudar na definição da sistemática da sua área. Inclusive, o contrário é muito mais percebido.

Quando a empresa está desorganizada, as pessoas perdem tanto tempo ajustando as falhas que nem conseguem ter tempo para analisar sobre a sua atividade.

Agora, ao estar em uma empresa organizada, a sua produtividade será maior e os colaboradores conseguirão dedicar parte do seu tempo para criar novas ideias e melhorar os processos da empresa.

Somente algumas áreas da empresa devem passar pelo treinamento de Gestão da Qualidade

Mito. Todos os funcionários devem ser treinados e estar por dentro das melhorias que a empresa está adotando. Assim, além de se sentirem parte do processo, gerando motivação (como vimos no post Benefícios da implementação ISO 9001), terão conhecimento caso necessitem atender a um cliente, por exemplo, e passarão a enxergar os processos com a certificação ISO 9001 como um todo, havendo maior integração entre as diferentes áreas.

As empresas são obrigadas a implementar as normas ISO 9001 para exportar

Meia verdade. Legalmente, não é necessário. Porém, assim como grandes empresas e multinacionais dentro do Brasil exigem de seus fornecedores a certificação ISO 9001, empresas estrangeiras também querem garantias de qualidade. Assim, para uma empresa que planeja exportar seus produtos, é imprescindível obter a certificação.

A ISO 9001 melhora a qualidade dos produtos e serviços da empresa

Mito. Não é a qualidade que é melhorada. Os erros que eram cometidos que passam a ser rastreados e eliminados. Por exemplo, se uma indústria de sucos troca o sabor de um produto, esse erro será verificado durante a produção ou teste de qualidade. A implementação ISO 9001 não age direto no resultado final (não torna o suco mais agradável ao paladar do consumidor; isso é um trabalho da área de Pesquisa e Desenvolvimento), mas, sim, garante que o padrão descrito como ideal seja garantido.

Fonte: Canal do Conhecimento